W celu założenia jednoosobowej działalności gospodarczej (firmy), należy spełnić określone warunki. Poniżej opisano kroki, jakie należy wykonać przy zakładaniu działalności gospodarczej w Polsce. Warto przeczytać całą instrukcję, zanim przejdzie się do działania

Krok 1 – zgłoszenie rozpoczęcia działalności gospodarczej

Założenie działalności wymaga wypełnienia przez przedsiębiorcę formularza CEIDG-1. We wniosku należy podać swoje dane osobowe, dane teleadresowe swojej firmy, przedmiot działalności, datę jej rozpoczęcia oraz formę opodatkowania.

Osoba fizyczna ma możliwość złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na parę sposobów. Może uczynić to za pośrednictwem formularza elektronicznego (wymagane jest posiadanie elektronicznego podpisu) dostępnego na stronie internetowej CEIDG (www.ceidg.gov.pl) oraz w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki. W takim wypadku system teleinformatyczny CEIDG przesyła wnioskodawcy pod wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku.

Wniosek o wpis można także złożyć na formularzu w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy osobiście (wzór wniosku można wtedy pobrać również w odpowiednim urzędzie gminy albo wydrukować ze strony CEIDG) albo wysłany listem poleconym z podpisem notarialnie potwierdzonym. Urząd weryfikuje treść wniosku pod względem formalnym i potwierdza wnioskodawcy, za pokwitowaniem, przyjęcie wniosku. Następnie urząd przekształca wniosek w formę elektroniczną i przesyła go do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego po jego otrzymaniu. Wniosek w wersji papierowej i elektronicznej oraz dokumentacja z nim związana podlega archiwizacji przez okres 10 lat od dokonania wpisu.

Należy pamiętać, że niezależnie od formy wypełnienia wniosku zgłoszenie działalności gospodarczej do CEIDG jest wolne od opłat. Wypełnienie wniosku spowoduje zgłoszenie działalności gospodarczej do rejestru przedsiębiorców – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), do urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek o wpis do ewidencji jest jednocześnie wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) w ramach Głównego Urzędu Statystycznego.

Rozpoczęcie działalności gospodarczej następuje z chwilą wpisu do rejestru CEIDG. Jednakże można wpisać późniejszy dzień rozpoczęcia działalności niż dzień złożenia wniosku, aby uniknąć konieczności płacenia ZUS-u przed faktycznym rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej.

Krok 2- Określenie zakresu działalności gospodarczej

We wniosku CEIDG-1 określa się również zakres działalności gospodarczej. Warto wpisać szerszy zakres działalności niż początkowo planowany, aby po kilku miesiącach nie było konieczności zmiany zapisu w dokumentach. Zakres działalności należy określić na podstawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).

Mimo zasady swobody prowadzenia działalności gospodarczej niektóre rodzaje działalności są reglamentowane. Oznacza to, że prowadzenie działalności uzależnione jest od uzyskania odpowiedniej koncesji, licencji, zezwolenia lub wpisu w Rejestrze Działalności Regulowanej. Szczegóły regulują odrębne przepisy.

Krok 3- Zgłoszenie do ZUS

Następnie należy udać się do ZUS-u, ponieważ CEIDG przesyła tam jedynie informację o tym, że powstała nowa firma jako płatnik składek. W ZUS-ie trzeba dokonać zgłoszenia przedsiębiorcy jako ubezpieczonego. Obowiązkowymi ubezpieczeniami są: rentowe, emerytalne oraz zdrowotne. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od założenia firmy, we właściwym wg miejsca zamieszkania oddziale ZUS, na druku ZUS ZUA. Przedsiębiorca powinien wypełnić ten druk, jeżeli zakładana działalność gospodarcza będzie jedynym tytułem do ubezpieczenia społecznego.

Krok 4- Nadanie numeru REGON

W wypadku zakładania pierwszej działalności gospodarczej, wymagane będzie nadanie numeru REGON. W ciągu 7 dni od przesłania przez CEIDG wniosku do Urzędu Statystycznego przedsiębiorcy zostanie nadany unikalny numer REGON. Termin uzależniony jest od aktualnie rozpatrywanej liczby wniosków. Zazwyczaj trwa to do około 2 dni roboczych. Status nadawania numeru można sprawdzić na stronie CEIDG www.ceidg.gov.pl.

Krok 5- Wybór formy opodatkowania

W formularzu CEIDG- 1 wybiera się również formę opodatkowania.

Przedsiębiorca ma możliwość wyboru między kilkoma formami opodatkowania. Najbardziej popularne formy to: zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych to opodatkowanie progresywne. Stawki wynoszą 18% i 32%. Podatek płacony jest od dochodu, zatem jeżeli jednostka nie wykazuje dochodu nie płaci podatku. Ta forma opodatkowania dostępna jest dla każdej działalności gospodarczej.

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych wysokość stawek zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Stawki wahają się między 3% a 20%. W przypadku wyboru tej formy opodatkowane są przychody. Zatem jeżeli firma w ostatnim roku poniosła stratę i tak zobowiązana jest zapłacić podatek. Aby wybrać tę formę należy jednak spełnić dodatkowe przesłanki prawne i nie jest dostępna dla wszystkich rodzajów działalności gospodarczej.

Karta podatkowa jest ryczałtem kwotowym. Przedsiębiorca co miesiąc odprowadza składkę w takiej samej wysokości. Wysokość stawki ustala urząd gminy w zależności od liczy zatrudnionych osób oraz liczby ludności zamieszkałej na terenie gminy. Również ta forma wymaga spełnienia dodatkowych wymagań. Ponadto jest dostępna tylko dla niektórych rodzajów działalności gospodarczej.

Najpopularniejszą formą jest wybór 19% podatku liniowego, zwanego podatkiem dla przedsiębiorców. Wybór tej formy możliwy jest w każdym wypadku. Jego podstawową zaletą jest to, że dochody zawsze podlegają opodatkowaniu na poziomie 19 %.

CEIDG przesyła do aktualnego Urzędu Skarbowego przedsiębiorcy wniosek CEIDG-1 z wyborem formy opodatkowania, który został przez nas wybrany i zaznaczony we wniosku. Nie ma obowiązku wizyty w Urzędzie Skarbowym, za wyjątkiem osób które mają zamiar zostać podatnikami podatku VAT .

Warto się zastanowić, czy przedsiębiorca chce zostać płatnikiem VAT, czy nie. Decydującym warunkiem umożliwiającym nie rozliczanie podatku VAT, jest wysokość sprzedaży w roku poprzedzającym rok podatkowy. Limit uprawniający do skorzystania ze zwolnienia z rozliczania podatku VAT w roku 2013 wynosi 150 tys. zł. Do limitu tego nie wlicza się wartości podatku, wartości sprzedaży zwolnionej oraz sprzedaży środków trwałych. Każda osoba rozpoczynająca działalność podatku może uznać, że nie będzie płatnikiem VAT i w związku z tym korzystać ze zwolnienia z podatku VAT. W wypadku przekroczenia obrotu w danym roku obrotowym dana osoba automatycznie staje się płatnikiem VAT. Uprawnienie do ubiegania się o zwolnienie z płacenia podatku VAT nie dotyczy jednak przedsiębiorców, wykonujących dostawy wyrobów jubilerskich oraz świadczących usługi prawne i doradcze.

Podejmując właściwą decyzję należy wziąć pod uwagę wysokość opodatkowania kupowanych i sprzedawanych towarów, rozmiar prowadzonej działalności oraz fakt, iż zostanie płatnikiem VAT wiąże się z bardziej rygorystycznymi wymogami prawnymi. Z reguły decyzja o bycie zwolnionym z płacenia VAT-u jest najbardziej opłacalna w wypadku prowadzenia działalności nakierowanej na klientów indywidualnych.

Warto przemyśleć decyzję, ponieważ w wypadku decyzji o zostaniu płatnikiem VAT, dana osoba będzie mogła ponownie ubiegać się o zwolnienie z płacenia podatku dopiero po upływie 3 lat.

W wypadku decyzji o zostaniu płatnikiem VAT, trzeba pamiętać, aby najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub usług objętych podatkiem VAT złożyć formularz VAT-R we właściwym Urzędzie Skarbowym wraz z uiszczeniem opłaty 170 zł na rzecz gminy. Co istotne, dzień rozpoczęcia sprzedaży nie musi być jednoznaczny z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej.

krok 5- Pieczątka firmowa

Samo wyrobienie pieczątki firmowej nie jest prawnie wymagane, jednakże jest ważnym krokiem przy zakładaniu działalności gospodarczej. Po pierwsze dlatego, że w większości wypadków jest niezbędne do założenia konta firmowego (zgodnie z przepisami wewnętrznymi poszczególnych banków). Po drugie, używanie pieczątki firmowej podnosi wrażenie profesjonalizmu danej działalności. Koszt wyrobienia waha się w granicach 50 zł.

Na pieczątce firmowej powinno się umieścić następujące dane przedsiębiorcy:

– pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)

– adres siedziby,

– telefon (ewentualnie faks)

– REGON, NIP

Często przedsiębiorcy nie umieszczają ostatnich elementów. Warto jednak to zrobić, bowiem zawsze lepiej mieć wszystkie dane przy sobie, choćby w przypadku ręcznego wypisywania faktury VAT lub wypełniania poszczególnych wniosków. NIP i REGON są danymi powszechnie dostępnymi, w związku z tym podanie ich komukolwiek nie może powodować dla przedsiębiorcy żadnych negatywnych konsekwencji.

Krok 6- Założenie rachunku bankowego 

Prawo nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku używania konta firmowego przy każdej transakcji związanej z prowadzoną działalnością. Można używać prywatnego konta albo płacić gotówką. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa obowiązek używania firmowego konta w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro. Nie zadziała w tym wypadku próba ominięcia wymogu poprzez rozłożenie wpłaty na kilka przelewów.

Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG (www.ceidg.gov.pl).

Wybierając bank, w którym założy się firmowy rachunek, należy zwrócić uwagę na następujące czynniki:
– wysokość opłat za: prowadzenie rachunku, przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe
– możliwość obsługi konta przez internet i/lub telefon
– liczby oddziałów i bankomatów/ wpłatomatów

Krok 7- Sanepid (opcjonalnie)

Jeżeli przedmiotem działalności gospodarczej jest prowadzenie gabinetu kosmetycznego, lekarskiego lub lokalu gastronomicznego, należy załatwić formalności z sanepidem. Trzeba wiedzieć, jakie wytyczne obowiązują dla danego rodzaju działalności. Ułatwieniem może być skorzystanie z usług firm architektonicznych, które wykonują projekt i zatwierdzają go w sanepidzie. Lokal musi spełniać wszystkie wymagania określone przez przepisy. Projekt trzeba zgłosić najpierw w sanepidzie. Na jego temat rzeczoznawca wydaje opinię. Gdy projekt zostanie zaakceptowany, możliwe będzie rozpoczęcie prac remontowych lub budowlanych. Po ich zakończeniu należy złożyć wniosek do Powiatowego Inspektora Sanitarnego o zatwierdzenie siedziby i wpis do rejestru. Taki wniosek należy złożyć na 30 dni przed uruchomieniem działalności.

Krok 8- PIP (opcjonalnie)

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej zobowiązany jest zawiadomić o tym Państwową Inspekcje Pracy. Organ należy poinformować na piśmie o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności, a także o wszelkich zmianach w danych firmy, czy też jej likwidacji. Warto wiedzieć, że szczególnej kontroli podlegają przedsiębiorcy prowadzący działalność związaną ze zdrowiem i życiem klientów.